Jak vytvořit složku filtrů v Novell Vibe OnPrem 3

Jak jsem již naznačil v minulém článku, tak Novell Vibe OnPrem 3 je v podstatě Novell Teaming 3, jen tento produkt změnil svůj název. Pomocí tohoto produktu mohou uživatelé vytvářet upravitelné týmové prostory, formuláře nebo třeba pracovní postupy.

V dnešním článku bych vám rád ukázal, jak se dají v Novell Vibe OnPrem 3 vytvářet složky filtrů, pomocí kterých můžete jednoduše a rychle organizovat a prohlížet záznamy ve složce.

Postup tvorby složky filtrů

Filtry mohou být buď osobní nebo globální, což znamená, že v prvním případě tyto filtry mohou vidět jen určité osoby a v druhém případě filtry vidí všichni ti, kdo mají do složky povolený přístup.

Krok 1: Označení složky

Nejprve si na místě, kde chcete vytvořit, upravit či smazat filtr, označte pole Filters..., které naleznete v horní pravé části obsahové oblasti.

Krok 2: Tvorba, úprava nebo odstranění filtru

Poté, co jste klepli na Filters... se přesunete do sekce, kde můžete tvořit nové filtry nebo upravovat či odstraňovat filtry stávající.

V případě, že si přejete vytvořit nový filtr, klepněte na tlačítko Add a New Filter, které nalezne ve vrchní části aktivní oblasti. Pokud si přejete některý již vytvořený filtr upravit nebo odstranit, nejprve v rozbalovacím seznamu vyberte požadovaný filtr a následně buď klikněte na tlačítko Modify, pokud chcete filtr upravit nebo na tlačítko Delete, pokud chcete vybraný filtr smazat.

Pozor - v případě, že se ve složce filtrů žádný filtr nenachází, neuvidíte rozbalovací seznam.

Krok 3:Tvorba nového filtru

Všimněte si na dalším obrázku, že tvorba nového filtru se podobá možnosti rozšířeného vyhledávání. Záznamy lze filtrovat hned podle několika požadavků.

První věcí, kterou byste měli udělat, je nově vytvořený filtr pojmenovat. K tomu slouží textové pole Filter name. Dále byste se měli rozhodnout, zda si přejete, aby nový filtr viděli všichni. Pokud ano, zaškrtněte možnost Make This Filter Available to Everyone.

Poté již je třeba vytvořit filtr podle vašich potřeb. Čeká na vás mnoho možností, které je dobře vyzkoušet si přímo na jednotlivých případech. Uvedu vám však několik příkladů, co všechno lze s filtry dělat.

Authors

Pomocí tohoto nastavení můžete vytvořit filtr, který vám umožní nahlížet do složky určitého přispěvatele. Pro ujasnění to uvedu na příkladu, kde lze nastavení Authors aplikovat v praxi. Naprosto ideální příklad pro použití pole Authors je, když potřebujete vědět, kolik nových smluv připadá na jednoho člena vašeho týmu.

Výhodou tohoto pole je to, že obsahuje našeptávač, takže nemusíte znát celá jména, ale stačí napsat část a poté si v rozbalovacím menu vybrat tu osobu, kterou chcete. Poté už jen klepněte na Add a vytvořte filtr tak, že klepnete ještě na tlačítko OK.

Tagy

Další velice oblíbenou funkcí uživatelů Novell Vibe OnPrem 3 je možnost označování všech položek ve Vibe. Proto můžete vytvořit například filtr, který vám zobrazí všechny položky s community tagy nebo s personal tagy.

Workflow

Týmy často potřebují najít, v jaké fázi se daný workflow nachází. To je ideální případ, kdy nasadit právě filtry. V Novell Vibe OnPrem 3 můžete jednotlivé workflow filtrovat podle toho, zda jsou kompletní, delegovány a nebo jestli se jedná o nové projekty. V příkladu si přejeme, aby nám filtr ukázal u workflow Project Delegation Process všechny dokončené procesy.

Entry Attributes

Složky lze konfigurovat tak, aby využívaly buď výchozí nebo vlastní formuláře. V tomto případě tedy můžete vytvořit filtr, který bude filtrovat specifické pole ve formuláři. Nyní jak na to. Nejprve musíte vybrat, jakého formuláře se bude daný filtr týkat. Za druhé musíte vybrat element formuláře, který budete filtrovat a za třetí musíte vybrat kritérium filtrování. Takže například ve formuláři Project budeme filtrovat element Priority a kritérium bude Critical. Ve výsledku nám filtr zobrazí všechny položky z formuláře Project, které mají kritickou prioritu.

Časové filtry

Poslední tři pole jsou tzv. časové filtry. Máme zde možnost filtrovat podle poslední aktivity. K tomu slouží pole Last Activity in Days, kde si můžete nastavit v rozbalovacím menu hodnoty 1, 3, 7, 30, 90 dní.

Další možnost je filtrovat podle data vzniku. K tomu slouží pole Creation Dates, kde stačí zadat rozmezí pro daný filtr.

Poslední možnost je filtrování podle data úpravy, k čemuž slouží pole Modification Dates, kde se opět zadává pouze interval, podle kterého se bude filtr řídit.

Závěr

Tolik k možnostem tvorby filtrů v programu Novell Vibe OnPrem 3. Tento článek je překladem článku ze serveru novell.com.